Trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp thường tập trung vào cước vận chuyển quốc tế mà quên mất rằng tổng chi phí logistics không chỉ nằm ở ocean freight, air freight hay phí trucking. Trên thực tế, một lô hàng có thể phát sinh thêm nhiều loại phụ phí như THC, CIC, phí D/O, local charges, storage, demurrage, detention, peak season surcharge và các chi phí xử lý tại cảng.
Đây chính là nhóm chi phí khiến nhiều doanh nghiệp bị “đội giá” sau khi hàng đã về cảng hoặc trong quá trình làm thủ tục giao nhận. Việc hiểu rõ từng loại phụ phí logistics giúp doanh nghiệp chủ động dự toán chi phí, kiểm soát ngân sách và hạn chế rủi ro phát sinh ngoài kế hoạch.
Phụ phí logistics là gì?
Phụ phí logistics là các khoản chi phí phát sinh ngoài cước vận chuyển chính, được áp dụng trong quá trình vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, làm chứng từ, giao nhận hàng hóa và xử lý container.
Các khoản phụ phí này có thể được thu bởi:
- Hãng tàu
- Hãng hàng không
- Cảng biển
- Depot container
- Kho CFS
- Forwarder
- Đơn vị vận tải nội địa
- Đại lý giao nhận tại nước xuất khẩu hoặc nhập khẩu
Với hàng xuất nhập khẩu, phụ phí logistics thường xuất hiện trong báo giá dưới tên gọi local charges, tức các chi phí địa phương tại đầu đi hoặc đầu đến.
Điểm doanh nghiệp cần lưu ý là: một báo giá vận chuyển rẻ chưa chắc là tổng chi phí logistics tối ưu. Nếu không kiểm tra kỹ các phụ phí đi kèm, tổng chi phí sau cùng có thể cao hơn nhiều so với dự kiến ban đầu.
Các loại phụ phí logistics doanh nghiệp thường gặp
1. THC là gì?
THC là viết tắt của Terminal Handling Charge, nghĩa là phí xếp dỡ tại cảng hoặc terminal.
Đây là khoản phí được thu để chi trả cho các hoạt động như:
- Bốc dỡ container từ tàu xuống cảng hoặc từ cảng lên tàu
- Di chuyển container trong khu vực cảng
- Sắp xếp container tại bãi
- Xử lý thiết bị nâng hạ tại terminal
Trong vận tải biển, THC thường xuất hiện ở cả hai đầu:
- Origin THC: phí xếp dỡ tại cảng xuất
- Destination THC: phí xếp dỡ tại cảng nhập
Ví dụ, khi doanh nghiệp xuất khẩu hàng từ Việt Nam đi Mỹ, lô hàng có thể phát sinh THC tại cảng Cát Lái hoặc Hải Phòng. Khi hàng đến cảng đích, người nhận hàng cũng có thể phải thanh toán THC tại đầu nhập khẩu tùy theo điều kiện giao hàng và quy định của hãng tàu.
Vì sao THC dễ bị bỏ quên?
Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào phần cước biển mà chưa kiểm tra local charges. Trong khi đó, THC là một khoản gần như luôn phát sinh với hàng container. Nếu không tính trước, doanh nghiệp có thể bị lệch ngân sách, đặc biệt với các lô hàng có số lượng container lớn.
2. CIC là gì?
CIC là viết tắt của Container Imbalance Charge, thường được hiểu là phụ phí mất cân bằng container.
Phí CIC được hãng tàu áp dụng khi có sự mất cân đối về lượng container rỗng giữa các khu vực. Ví dụ, một quốc gia nhập khẩu nhiều hơn xuất khẩu sẽ có lượng container rỗng dư thừa. Ngược lại, một quốc gia xuất khẩu mạnh có thể thiếu container rỗng để đóng hàng. Hãng tàu phải điều chuyển container giữa các khu vực và chi phí này có thể được phân bổ vào CIC.
CIC thường phát sinh khi nào?
CIC có thể xuất hiện trong các trường hợp:
- Tuyến vận chuyển thiếu container rỗng
- Giai đoạn cao điểm xuất khẩu
- Mất cân bằng thương mại giữa hai khu vực
- Cảng hoặc depot thiếu container phù hợp
- Hãng tàu phải reposition container từ khu vực khác về
Với doanh nghiệp xuất khẩu, CIC có thể làm tăng đáng kể tổng chi phí, đặc biệt với các tuyến có nhu cầu container cao như châu Á – Mỹ, châu Á – châu Âu, Việt Nam – Ấn Độ hoặc Việt Nam – Trung Đông trong một số thời điểm.
3. Phí D/O là gì?
D/O là viết tắt của Delivery Order, tức lệnh giao hàng.
Phí D/O là khoản phí doanh nghiệp phải trả để nhận lệnh giao hàng từ hãng tàu hoặc đại lý, sau đó sử dụng chứng từ này để làm thủ tục lấy hàng tại cảng hoặc kho.
Đối với hàng nhập khẩu, D/O là chứng từ rất quan trọng. Nếu không có D/O, doanh nghiệp không thể hoàn tất quy trình nhận hàng, dù hàng đã cập cảng.
Phí D/O bao gồm những gì?
Phí D/O thường liên quan đến:
- Xử lý chứng từ nhập khẩu
- Phát hành lệnh giao hàng
- Kiểm tra thông tin vận đơn
- Xác nhận quyền nhận hàng của consignee
- Phối hợp với cảng, kho hoặc depot để giải phóng hàng
Mức phí D/O có thể khác nhau tùy hãng tàu, tuyến vận chuyển, loại hàng và chính sách của đại lý tại từng thời điểm.
4. Local charges là gì?
Local charges là nhóm chi phí địa phương phát sinh tại cảng đi hoặc cảng đến. Đây là khái niệm rất quan trọng trong báo giá logistics, vì local charges có thể ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí thực tế.
Một số local charges phổ biến gồm:
- THC
- D/O fee
- CFS fee đối với hàng lẻ LCL
- Documentation fee
- Seal fee
- Telex release fee
- AMS/ACI/ENS fee tùy thị trường
- Handling fee
- Cleaning fee
- Lift on/lift off fee
- Container maintenance fee
Khi nhận báo giá từ forwarder hoặc hãng tàu, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá thể hiện rõ:
- Cước vận chuyển chính
- Local charges đầu xuất
- Local charges đầu nhập
- Phụ phí có thể phát sinh
- Thời hạn hiệu lực báo giá
- Điều kiện áp dụng
Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng so sánh sai giữa các báo giá. Một báo giá có freight thấp nhưng local charges cao chưa chắc đã tối ưu hơn một báo giá có freight cao hơn nhưng chi phí minh bạch và ổn định hơn.
5. Storage là gì?
Storage charge là phí lưu bãi hoặc lưu kho phát sinh khi hàng hóa hoặc container nằm tại cảng, kho hoặc terminal quá thời gian miễn phí cho phép.
Storage thường phát sinh trong các trường hợp:
- Doanh nghiệp chưa hoàn tất thủ tục hải quan
- Chứng từ bị sai hoặc thiếu
- Người nhận hàng chưa kịp thanh toán phí
- Hàng bị kiểm hóa, kiểm tra chuyên ngành
- Lịch xe kéo container bị chậm
- Kho nhận hàng chưa sẵn sàng
Với hàng nhập khẩu, storage có thể tăng nhanh từng ngày nếu doanh nghiệp không xử lý kịp chứng từ và kế hoạch lấy hàng.
Storage khác gì demurrage?
Storage là phí lưu bãi tại cảng hoặc kho. Trong khi đó, demurrage thường liên quan đến việc container nằm tại cảng quá thời gian miễn phí do hãng tàu quy định.
Hai loại phí này có thể phát sinh cùng lúc nếu container vừa bị lưu tại cảng lâu, vừa vượt quá free time của hãng tàu.
6. Demurrage là gì?
Demurrage là phí lưu container tại cảng sau khi hết thời gian miễn phí do hãng tàu quy định.
Ví dụ, hãng tàu cho doanh nghiệp 5 ngày free time tại cảng nhập. Nếu sau 5 ngày doanh nghiệp chưa lấy container ra khỏi cảng, phí demurrage có thể bắt đầu được tính từ ngày thứ 6.
Demurrage thường phát sinh do:
- Chậm làm thủ tục hải quan
- Chậm nhận chứng từ gốc
- Tranh chấp thanh toán giữa người mua và người bán
- Hàng bị kiểm tra chuyên ngành
- Người nhận chưa sắp xếp được xe lấy hàng
- Hàng về đúng dịp nghỉ lễ hoặc cuối tuần kéo dài
Đây là một trong những khoản phụ phí logistics gây áp lực lớn nhất vì chi phí có thể tăng theo từng ngày và theo từng container.
7. Detention là gì?
Detention là phí lưu container ngoài cảng quá thời gian miễn phí.
Nếu demurrage áp dụng khi container còn nằm trong cảng, thì detention thường áp dụng khi container đã được kéo ra khỏi cảng nhưng chưa được trả rỗng về depot đúng hạn.
Ví dụ, doanh nghiệp nhập khẩu một container hàng, kéo container về kho để rút hàng. Hãng tàu cho 7 ngày miễn phí sử dụng container ngoài cảng. Nếu doanh nghiệp trả container rỗng vào ngày thứ 10, doanh nghiệp có thể phải trả phí detention cho 3 ngày vượt hạn.
Detention dễ phát sinh khi:
- Kho rút hàng chậm
- Thiếu nhân sự bốc dỡ
- Xe vận tải không kịp điều phối
- Hàng cần kiểm đếm hoặc xử lý đặc biệt
- Depot nhận rỗng quá tải
- Container bị hư hỏng cần xác nhận tình trạng
8. Peak Season Surcharge là gì?
Peak Season Surcharge, thường viết tắt là PSS, là phụ phí mùa cao điểm.
Hãng tàu hoặc hãng hàng không có thể áp dụng PSS khi nhu cầu vận chuyển tăng mạnh, khiến năng lực khai thác trở nên căng thẳng. Phụ phí này thường xuất hiện vào các giai đoạn như:
- Trước Tết Nguyên Đán
- Trước Giáng sinh và năm mới
- Mùa cao điểm xuất khẩu hàng dệt may, nội thất, điện tử
- Giai đoạn thiếu container hoặc thiếu chỗ trên tàu
- Khi thị trường có biến động lớn về cung cầu vận tải
PSS có thể thay đổi nhanh theo tuần hoặc theo từng chuyến tàu. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra hiệu lực báo giá và booking càng sớm càng tốt trong mùa cao điểm.
Vì sao doanh nghiệp thường bị phát sinh phụ phí logistics?
Có nhiều nguyên nhân khiến doanh nghiệp bị phát sinh thêm chi phí logistics ngoài dự kiến. Trong đó, các nguyên nhân phổ biến nhất gồm:
1. Chỉ so sánh cước vận chuyển chính
Nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp logistics dựa trên freight thấp nhất. Tuy nhiên, nếu không kiểm tra local charges và các phụ phí liên quan, tổng chi phí thực tế có thể không hề rẻ.
2. Không nắm rõ điều kiện Incoterms
Incoterms ảnh hưởng trực tiếp đến trách nhiệm thanh toán chi phí giữa người bán và người mua. Ví dụ, với FOB, CIF, EXW hay DDP, phần chi phí mà mỗi bên chịu sẽ khác nhau.
Nếu không hiểu rõ Incoterms, doanh nghiệp có thể nhầm lẫn về trách nhiệm thanh toán local charges, phí đầu đi, phí đầu đến hoặc chi phí giao nhận nội địa.
3. Chứng từ chưa sẵn sàng
Sai sót trong vận đơn, invoice, packing list, C/O hoặc chứng từ chuyên ngành có thể khiến quá trình thông quan bị chậm. Khi hàng nằm tại cảng lâu hơn dự kiến, storage, demurrage và detention có thể phát sinh.
4. Không kiểm soát free time
Free time là thời gian miễn phí lưu container tại cảng hoặc ngoài cảng. Nếu doanh nghiệp không theo dõi kỹ thời hạn này, chi phí có thể tăng nhanh sau khi hết thời gian miễn phí.
5. Thiếu kế hoạch điều phối xe và kho
Ngay cả khi hàng đã thông quan, doanh nghiệp vẫn có thể bị phát sinh phí nếu không có xe kéo container, kho chưa sẵn sàng nhận hàng hoặc không đủ nhân sự rút hàng.
Cách tối ưu chi phí logistics cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu
1. Yêu cầu báo giá tách rõ từng khoản phí
Doanh nghiệp nên yêu cầu forwarder hoặc hãng tàu báo giá chi tiết, bao gồm:
- Ocean freight hoặc air freight
- Local charges đầu xuất
- Local charges đầu nhập
- Phí chứng từ
- Phí handling
- Phí trucking
- Phí khai báo hải quan
- Phụ phí có thể phát sinh
- Free time tại cảng và ngoài cảng
- Thời hạn hiệu lực báo giá
Báo giá càng minh bạch, doanh nghiệp càng dễ kiểm soát chi phí.
2. So sánh tổng chi phí thay vì chỉ so sánh freight
Khi đánh giá nhiều báo giá, doanh nghiệp nên tính theo total logistics cost thay vì chỉ nhìn vào cước vận chuyển chính.
Một báo giá tốt cần cân bằng giữa:
- Giá cước
- Lịch tàu
- Thời gian vận chuyển
- Độ ổn định của booking
- Local charges
- Free time
- Khả năng xử lý chứng từ
- Khả năng hỗ trợ khi phát sinh vấn đề
3. Kiểm tra kỹ free time trước khi booking
Free time là yếu tố rất quan trọng, đặc biệt với hàng nhập khẩu, hàng cần kiểm tra chuyên ngành hoặc hàng cần rút tại kho riêng.
Doanh nghiệp nên làm rõ:
- Free demurrage là bao nhiêu ngày?
- Free detention là bao nhiêu ngày?
- Có thể xin thêm free time không?
- Phí sau free time tính theo biểu nào?
- Ngày nghỉ, lễ có được tính vào free time không?
4. Chuẩn bị chứng từ trước khi hàng đến
Để tránh phát sinh storage, demurrage và detention, doanh nghiệp nên chuẩn bị sớm:
- Hợp đồng
- Commercial invoice
- Packing list
- Bill of lading
- C/O nếu có
- Giấy phép nhập khẩu nếu cần
- Chứng từ kiểm tra chuyên ngành
- Thông tin thanh toán và lệnh giao hàng
Với hàng nhập khẩu, nên bắt đầu kiểm tra chứng từ trước khi tàu cập cảng, thay vì chờ hàng về mới xử lý.
5. Làm việc với forwarder có năng lực điều phối thực tế
Một forwarder tốt không chỉ báo giá vận chuyển mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình logistics, từ booking, chứng từ, hải quan, trucking đến xử lý phát sinh.
Với các lô hàng có lịch gấp, hàng mùa cao điểm hoặc hàng cần tối ưu chi phí, doanh nghiệp nên chọn đơn vị có khả năng:
- Tư vấn tuyến vận chuyển phù hợp
- Cảnh báo sớm phụ phí có thể phát sinh
- Theo dõi lịch tàu và lịch hàng về
- Phối hợp xử lý chứng từ
- Điều phối xe và kho kịp thời
- Hỗ trợ xin thêm free time khi cần
- Minh bạch chi phí ngay từ đầu
Bảng tổng hợp các loại phụ phí logistics thường gặp
Phụ phí logistics có bắt buộc phải trả không?
Có. Nếu phụ phí được áp dụng theo biểu phí của hãng tàu, cảng, kho hoặc đơn vị giao nhận, doanh nghiệp cần thanh toán để tiếp tục quy trình vận chuyển, nhận hàng hoặc trả container.
THC và local charges có giống nhau không?
Không hoàn toàn giống nhau. THC là một loại phí cụ thể trong nhóm local charges. Local charges là khái niệm rộng hơn, bao gồm nhiều khoản phí địa phương như THC, D/O, documentation fee, CFS fee, handling fee và các phí liên quan khác.
Demurrage và detention khác nhau thế nào?
Demurrage là phí lưu container tại cảng quá thời gian miễn phí. Detention là phí sử dụng container ngoài cảng quá thời gian miễn phí. Cả hai loại phí này đều có thể phát sinh nếu doanh nghiệp không kiểm soát tốt tiến độ nhận hàng và trả container.
PSS có cố định không?
Không. Peak Season Surcharge có thể thay đổi theo từng thời điểm, từng tuyến vận chuyển, từng hãng tàu hoặc từng hãng hàng không. Doanh nghiệp nên xác nhận lại phí này trước khi booking.
Làm sao để tránh phát sinh phụ phí logistics?
Doanh nghiệp cần yêu cầu báo giá minh bạch, kiểm tra kỹ free time, chuẩn bị chứng từ sớm, theo dõi lịch tàu, điều phối xe đúng thời điểm và làm việc với forwarder có kinh nghiệm xử lý thực tế.
KVN Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp kiểm soát chi phí logistics
Trong bối cảnh chi phí vận chuyển quốc tế liên tục biến động, việc hiểu và kiểm soát phụ phí logistics là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách xuất nhập khẩu.
KVN Logistics cung cấp giải pháp logistics toàn diện cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Vận tải biển FCL/LCL
- Hàng consol
- Vận tải hàng không
- Khai báo hải quan
- Trucking nội địa
- Tư vấn chứng từ xuất nhập khẩu
- Tối ưu tuyến vận chuyển
- Kiểm soát local charges và phụ phí phát sinh
Với kinh nghiệm xử lý nhiều tuyến vận chuyển quốc tế, KVN Logistics hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng phương án logistics minh bạch, tối ưu và phù hợp với từng loại hàng, từng thị trường và từng điều kiện giao hàng.
KVN Logistics – We are the Solution.
